Osoby i rodziny ubiegające się o pomoc z Centrum Usług Społecznych są zobowiązane do udokumentowania swojej trudnej sytuacji społeczno-bytowej. Wiąże się to z koniecznością dostarczenia przez osoby ubiegające się o pomoc szeregu różnorodnych zaświadczeń, oświadczeń itp. Szczegółowych informacji w każdym indywidualnym przypadku udziela właściwy pracownik socjalny w trakcie zgłaszania się o pomoc lub w trakcie przeprowadzania wywiadu środowiskowego. W przypadku niemożności dostarczenia danego dokumentu przez klienta, pracownik socjalny ma prawo i obowiązek dołożyć starań do jego zdobycia. Wywiad środowiskowy, dokumenty wymagane przy przyznaniu pomocy społecznej i decyzje administracyjne, na podstawie których następuje realizacja zaplanowanych świadczeń, a także inne pisma przychodzące i wychodzące z ośrodka, dotyczące danej osoby (rodziny), przechowuje ośrodek i stanowią one dokumentację klienta od początku jego korzystania z pomocy społecznej.
Sytuację osobistą, rodzinną, dochodową i majątkową osoby lub rodziny ustala się na podstawie następujących dokumentów:
1) dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość;
2) skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka lub książeczki zdrowia dziecka;
3) dokumentów określających status cudzoziemca w Rzeczypospolitej Polskiej;
4) decyzji właściwego organu w sprawie renty, emerytury, świadczenia przedemerytalnego lub zasiłku przedemerytalnego, emerytury pomostowej, nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, uposażenia w stanie spoczynku, renty strukturalnej oraz renty socjalnej;
5) orzeczenia komisji do spraw inwalidztwa i zatrudnienia wydanego przed dniem 1 września 1997 r., orzeczenia lekarza orzecznika o niezdolności do pracy, niezdolności do samodzielnej egzystencji;
6) orzeczenia o niepełnosprawności albo orzeczenia o stopniu niepełnosprawności;
7) zaświadczenia albo oświadczenia o wysokości wynagrodzenia z tytułu zatrudnienia, zawierającego informacje o wysokości potrąconej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, składki na ubezpieczenie zdrowotne, składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w części finansowanej przez ubezpieczonego oraz składki na ubezpieczenie chorobowe;
8) zaświadczenia albo oświadczenia o wysokości wynagrodzenia uzyskiwanego na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia, umowy o dzieło albo w okresie członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych (usług rolniczych), zawierającego informacje o potrąconej zaliczce na podatek dochodowy od osób fizycznych, składki na ubezpieczenie zdrowotne, składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w części finansowanej przez ubezpieczonego oraz składki na ubezpieczenie chorobowe;
9) zaświadczenia albo oświadczenia o okresie zatrudnienia, w tym o okresach, za które były opłacane składki na ubezpieczenia społeczne, oraz o okresach nieskładkowych;
10) dowodu otrzymania renty, emerytury, zasiłku przedemerytalnego lub świadczenia przedemerytalnego, emerytury pomostowej, nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, uposażenia w stanie spoczynku, renty strukturalnej oraz renty socjalnej;
10a) decyzji o przyznaniu uprawnień kombatanckich, zaświadczenia o uprawnieniach kombatanckich lub legitymacji członka Korpusu Weteranów Walk o Niepodległość Rzeczypospolitej Polskiej;
11) zaświadczenia urzędu gminy albo oświadczenia o powierzchni gospodarstwa rolnego w hektarach przeliczeniowych;
12) zaświadczenia albo oświadczenia o kontynuowaniu nauki w szkole;
13) decyzji starosty o uznaniu lub odmowie uznania za osobę bezrobotną, utracie statusu osoby bezrobotnej, o przyznaniu, odmowie przyznania, wstrzymaniu, wznowieniu wypłaty oraz utracie lub pozbawieniu prawa do zasiłku dla bezrobotnych, świadczenia szkoleniowego, stypendium, dodatku aktywizacyjnego albo oświadczenia o pozostawaniu w ewidencji bezrobotnych lub poszukujących pracy;
14) decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o ustaleniu kapitału początkowego;
15) zaświadczenia albo oświadczenia o zobowiązaniu do opłacania składki na ubezpieczenie społeczne rolników;
15a) dowodu opłacenia składki na ubezpieczenie społeczne rolników;
15 b) dowodu opłacenia składki na ubezpieczenie społeczne przez osoby prowadzące pozarolniczą
działalność gospodarczą
16) zaświadczenia albo oświadczenia o zadeklarowanej podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą;
17) zaświadczenia, o których mowa w art. 8 prawo do świadczeń pieniężnych ust. 7 i 8;
18) zaświadczenia albo oświadczenia o uzyskaniu dochodu, o którym mowa w art. 8 prawo do świadczeń pieniężnych ust. 11 i 12;
19) decyzji organów przyznających świadczenia pieniężne;
20) oświadczenia o stanie majątkowym;
21) prawomocnego orzeczenia sądu o pozbawieniu władzy rodzicielskiej albo o skazaniu za umyślne przestępstwo popełnione z użyciem przemocy.
